Guida all'utilizzo dell'applicazione Start Web
Gestione delle presenze

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Manuale per gli operatori

L'INTERFACCIA GRAFICA

Introduzione all'ambiente di lavoro

StartWeb è basato su di un'interfaccia semplice e intuitiva organizzata per widget (componenti grafici che consentono all'utente di interagire con l'applicazione stessa), i quali sono disposti su di un piano di lavoro chiamato Dashboard. I widget consentono un accesso rapido alle attività più comuni ed hanno uno scopo spesso riepilogativo. Sul lato sinistro è invece presente un menu gerarchico che consente di accedere a tutte le principali risorse e funzionalità del programma. Questo menu può essere organizzato secondo due diversi schemi, a seconda delle autorizzazioni e delle policy di accesso: il primo è rivolto ai singoli utenti ed è molto semplice, con alcune funzionalità di base, il secondo invece è rivolto ai responsabili e agli amministratori di sistema e consente un accesso completo alle principali attività di gestione delle presenze.

Figura n. 1 - La Home Page di StartWeb è costituita da widgets organizzati su di un Piano di Lavoro (Dashboard).

Le principali informazioni di interesse dell'utente vengono quindi raggruppate, per accedervi velocemente e intuitivamente, in widget. Ogni widget sintetizza determinate informazioni, ad esempio:

1. il Cartellino del Dipendente nel mese in corso (pannello Cartellino), con evidenza delle giornate elaborate e di quelle con anomalie
2. i Riepiloghi, con i residui e i totali ripartiti per voce (pannello Riepiloghi)
3. l'elenco delle Richieste effettuate dal Dipendente (pannello Le mie richieste) e in attesa di convalida, ripartite per tipologia
4. il prospetto delle ore svolte nella giornata corrente (pannello Il mio tempo), che varia in base alle timbrature rilevate
5. le Missioni, raggruppate per voci, con evidenza degli importi dati in anticipo, dei costi e di quelli da liquidare (pannello Missioni)
6. e via di seguito

Ovviamente, l'utente che ricopre un ruolo di responsabile d'ufficio dispone, oltre ai pannelli appena elencati, di altri due importanti pannelli:

1. il Mio Team, che mostra la situazione di presenza/assenza dei Dipendenti di cui ha visibilità, oltre ad eventuali richieste da parte degli stessi che devono essere valutate e a situazioni anomale ad essi relative
2. lo Scadenziario, che mostra le scadenze aperte di un certo Dipendente per una certa Estensione

Altro elemento importante dell'interfaccia è rappresentato dalla "Barra di stato", subito sotto l'intestazione che all'apertura è StartWeb, ma successivamente cambia e riporta il nominativo dell'utente connesso. La barra di stato fornisce preziose informazioni sulla sessione di lavoro: sulla sinistra viene visualizzata la sessione al momento "attiva" (ad es. l'utente ha selezionato "Piano di lavoro"), mentre sulla destra sono presenti alcune "iconcine" che consentono di accedere ad alcune informazioni e utilità molto importanti di StartWeb, nell'ordine:

Posiziona il mouse sull'immagine sottostante per ingrandirla ed osservare l'ordine delle "iconcine"

Intestazione e barra di stato di StartWeb.

1. Stampe: quando l'iconcina (rappresentata da una stampante) è visibile significa che la sessione attiva contiene dei reports; con un click sull'iconcina si apre una dropdown list con l'elenco dei reports disponibili. Si tratta di una funzionalità molto importante, peraltro accessibile anche dal menu laterale a sinistra. Ma approfondiremo questo aspetto nel capitolo dedicato alla Reportistica.
   
2. Stato del database: rappresenta lo stato del database e riporta informazioni relative alla Diagnostica Database, ad es. errori o violazioni di integrità (se l'iconcina è rappresentata da un check verde, lo stato del database è integro).
3. Bacheca: gestisce i messaggi inviati all'utente sulla home page (ad es. messaggi inviati dall'amministratore di sistema) ed è rappresentata da un campanellino con indicazione del numero di comunicazioni inviate.
4. Selezioni: è l'ultima iconcina a destra e consente di operare sulle "selezioni attive" gestite dall'utente, ovvero selezionare tutti i record, mostrare o nascondere le selezioni attive, creare una nuova selezione, ecc.

Infine, sulla destra, è presente un bottone col nominativo dell'utente, cliccando sul quale si può accedere alle Impostazioni (che consentono all'utente di impostare il proprio ambiente di lavoro in base a determinate necessità o preferenze) oppure di accedere al "Logout", qualora l'utente voglia scollegarsi dall'applicativo.

Il menu laterale del Dashboard

Alla sinistra del Dashboard è presente un menu laterale costituito da diverse voci, che nella gestione effettiva delle presenze risulta in realtà molto più efficace e funzionale dei widget, in quanto consente di accedere alle complesse attività di gestione e riepilogo delle presenze, in modo molto semplice, razionale e diretto.

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Figura n. 2 - Menu Laterale di StartWeb a fianco del Dashboard.

Elementi ricorsivi

La prima caratteristica importante da evidenziare è che ciascuna voce principale ha, a sua volta, dei sottomenu ad albero, come mostrato nella figura n. 2 in alto, e che una volta selezionato uno di questi sottomenu, risultano disponibili, all'interno dello stesso menu laterale, tre pannelli laterali: un pannello "Menu", un pannello "Strumenti" e, per alcune voci (ad es. per il Cartellino), anche un pannello "Totali" e un pannello "Legenda".

Figura n. 3: pannelli del menu laterale.Si tratta di pannelli espandibili (v. figura n. 3 a fianco). Il pannello Menu consente fondamentalmente di selezionare altre voci principali o ulteriori sottomenu, mentre il pannello Totali visualizza dei grafici riassuntivi (ha funzioni analoghe ai widget il Mio Tempo e il Mio Team del Dashboard). poiché questi pannelli ricorrono all'interno di quasi tutte le voci e sottovoci del menu laterale, possono essere definiti "Ricorsivi". Di essi, il pannello Strumenti è di gran lunga il più importante, in quanto consente di impostare filtri e date, ovvero i parametri di selezione sulla base dei quali poi gli addetti vanno ad effettuare ricerche e/o pianificare elaborazioni e riepiloghi.

Un filtro che ricorre in quasi tutte le ricerche, elaborazioni e riepiloghi è il filtro data (figura n. 4 in basso), che consente di impostare il periodo temporale: oggi, ieri, questa settimana, questo mese, il mese passato e "seleziona periodo".

Figura n. 4 - Filtro data/periodo.

La seconda caratteristica importante da evidenziare è che, sebbene alcune di queste voci e sottovoci presenti nel menu laterale siano dedicate in modo particolare ai responsabili degli uffici e agli addetti alla gestione del personale, altre sono disponibili anche per gli utenti semplici, ovverosia tutti i dipendenti che per diverse ragioni accedono all'applicativo per controllare le proprie presenze, i propri giustificativi e i propri straordinari. In quest'ultimo caso, come vedremo, si può parlare di Funzionalità comuni ad entrambi i tipi di utenza.

Per quanto concerne in particolare le voci comuni ad entrambi i profili, che sono il Cartellino, le Mie richieste e i Riepiloghi, la principale differenza consiste nel fatto che l'utente con funzioni amministrative ha la possibilità di accedere non soltanto al proprio cartellino o alle proprie richieste o ai propri riepiloghi, ma alla totalità delle situazioni (cartellino, richieste e riepiloghi) di tutto il personale della propria divisione o della propria unità organizzativa o, a salire, della propria Direzione Generale. Nel prossimo capitolo analizzeremo alcuni esempi pratici.

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FUNZIONALITÁ COMUNI

Cartellino, richieste e riepiloghi

Come spiegato, sia gli utenti autorizzati (come i responsabili degli uffici e gli addetti alla gestione del personale), che gli utenti semplici, possono accedere ad alcune funzionalità che definiremo "comuni". Per quanto concerne in particolare le funzionalità comuni ad entrambi i profili, queste sono:

1. Cartellino
2. Le mie richieste
3. Riepiloghi

La principale differenza consiste nel fatto che l'utente con funzioni amministrative ha la possibilità di accedere non soltanto al proprio cartellino o alle proprie richieste o ai propri riepiloghi, ma alla totalità delle situazioni (cartellino, richieste e riepiloghi) di tutto il personale della propria divisione o della propria unità organizzativa e, a salire, della propria Direzione Generale. Nel prossimo capitolo analizzeremo alcuni esempi pratici.

IMPORTANTE: Alcune funzionalità rilevanti presenti sul Time&Work (vedi "TwClient") come i Timesheet, le Trasferte o la Reperibilità, ed altre meno rilevanti come la possibilità di "geolocalizzare" le timbrature da dispositivi mobili tramite "puntatori di mappa" (in basso), non sono state ancora implementate in StartWeb.

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Ad ogni modo, per eventuali chiarimenti o approfondimenti, si rimanda al manuale online presente sul sito di StartWeb, tenendo presente che molte delle funzionalità descritte sono invece presenti ed implementate in Time&Work.

I puntatori blue rappresentano timbrature da terminale, mentre i puntatori verdi e rossi timbrature da app (rispettivamente in entrata e uscita).

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IL CARTELLINO

Il cuore della gestione delle presenze

Il pannello Menu del Cartellino ha due voci: "Vista di dettaglio" e "Prospetti presenze". Se si seleziona "Vista di dettaglio" e poi si espande il pannello Strumenti e si seleziona la voce "Dipendente", l'utente semplice avrà accesso soltanto al proprio cartellino, mentre l'utente con privilegi amministrativi avrà accesso, selezionando "Dipendente > TUTTI", al cartellino di tutti i dipendenti della propria unità organizzativa (figura n. 3) e il pannello Totali mostrerà a sua volta un grafico delle presenze riferito a tutta l'unità organizzativa selezionata (figura n. 4).

Figura n. 5 - Selezione "Tutti".

Figura n. 6 - Grafico "Presenze"

Invece, se si seleziona "Tutti" in Prospetto presenze (figura n. 7), per ciascun dipendente viene visualizzato un istogramma relativo alla voce selezionata nella casella "Prospetti" (figura n. 8). La legenda delle voci selezionabili è accessibile dal pannello Legenda, in basso a Strumenti (figura n. 9).

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Figura n. 7 - Prospetto presenze per "Congedo parentale L. 104".

Figura n. 8 - Casella combinata Prospetti: "Congedo parentale L. 104".

Figura n. 9 - Legenda voci.

Posizionando il cursore del mouse sull'istogramma, appare dopo qualche secondo un "tooltip" informativo con indicazione del saldo (normalmente mensile) relativo alla voce selezionata.

Figura n. 10 - Dettaglio istogramma.

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LE MIE RICHIESTE

Richieste di straordinari e giustificativi

Come il Cartellino, anche Le mie richieste rappresentano una funzionalità comune ad entrambe le tipologie di utenti: semplici ed amministrativi. Questa funzionalità serve fondamentalmente a gestire due situazioni:

1. le Assenze, che sono sostanzialmente dei "giustificativi", da inserire quando vanno a coprire periodi che definiscono il completamento della giornata sul Piano Lavoro.
2. gli Straordinari, da inserire quando identificano periodi lavorativi che vogliono essere riconosciuti oltre l’orario di lavoro relativo al profilo assegnato. Possono essere sia a pagamento che non retribuiti (ad es. "riposo compensativo").

Sia per le Assenze che per gli Straordinari è possibile applicare, nel pannello Strumenti, dei filtri sulle date o sui record: ad es. mostra tutti, da correggere, in compilazione, in validazione, ecc. (come mostrato nella figura n. 9 in basso).

Figura n. 11 - Assenze: omesse timbrature.

Figura n. 12 - Straordinari: autorizzazioni.

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RIEPILOGHI

Riepiloghi di voci e residui

I Riepiloghi possono essere di due tipi: riepiloghi concernenti i Residui e riepiloghi concernenti le Voci. Sia nel primo che nel secondo caso, possono essere selezionati in baso al "filtro" residui / voci (vedi figure nn. 13 e 14) o in base al filtro "dipendenti" (selezionati singolarmente o nell'insieme).

Figura n. 13 - Riepilogo residui: filtro "residui".

Figura n. 14 - Riepilogo voci: filtro "voci".

Opzioni di consultazione

N.B.: Se i riepiloghi vengono selezionati in base al filtro residui, i prospetti mostreranno sempre a sinistra, come righe, l'elenco della tipologia di residui, e in alto, come colonne, i residui maturati o da maturare o consumati nel corso di un determinato arco temporale, generalmente l'anno in corso e i due anni immediatamente precedenti (figura n. 15), in basso.

N.B.: Se i riepiloghi vengono selezionati in base al filtro voci , i prospetti mostreranno sempre a sinistra, come righe, l'elenco delle diverse voci (ad es. ore da recuperare, permessi brevi, ticket, giorni di presenza, straordinari, compensazione automatica, ecc.), e in alto, come colonne, i periodi temporali espressi normalmente in mesi (figura n. 16), in basso.

N.B.: Se i riepiloghi vengono selezionati in base al filtro dipendenti, i prospetti mostreranno invece:

1. residui: a sinistra, come righe, l'elenco dei dipendenti, e in alto, come colonne, i residui maturati o da maturare o consumati nel corso dell'anno in corso e degli anni precedenti; naturalmente, i computi variano a seconda del residuo selezionato dall'elenco rappresentato nella figura n. 17, in basso.
2. voci: a sinistra, come righe, l'elenco dei dipendenti, e in alto, come colonne, i periodi temporali espressi in mesi; ovviamente, i computi variano a seconda della voce selezionata dall'elenco rappresentato nella figura n. 18, in basso.

Figura n. 15 - Riepilogo residui: prospetto residui.

Figura n. 16 - Riepilogo voci: prospetto voci.

Figura n. 17 - Riepilogo residui: prospetto dipendenti; il residuo selezionato è 'Ferie'..

Figura n. 18 - Riepilogo voci: prospetto dipendenti; la voce è 'Ticket'.

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IL PIANO DI LAVORO E LE SUE VOCI

Il menu 'piano di lavoro'

Alla sinistra dell'applicativo StartWeb è presente, come abbiamo visto, un menu laterale costituito da diverse voci, fra le quali, oltre all'Anagrafica, appena analizzata, il menu Piano di lavoro a sua volta suddiviso in più voci, come mostrato nella figura n. 3 in basso.

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PIANO DI LAVORO

Gestione organizzata dei dati

Il Piano di Lavoro permette di gestire tutte le informazioni relative alle presenze dei dipendenti in un determinato periodo di tempo. Informazioni sullo stato dell’Elaborazione giornaliera o periodica (su base settimanale, mensile o annuale), informazioni sull'orario di lavoro, le timbrature originali e/o modificate nel corso della giornata, informazioni sulle Voci base e i totali delle Voci base per tutto il periodo selezionato e, ancora, informazioni sui giustificativi, le assenze, le tipologie di lavoratori, gli orari, segnalazioni di Anomalie o messaggi, e via di seguito.

Le Viste

E’ possibile visualizzare i dati in due diverse modalità o VISTE (vedi figura n. 20, pannello "Strumenti"):

1. Data: nella griglia principale vengono presentati i dati delle giornate del periodo selezionato per un unico Dipendente. Il Dipendente per il quale visualizzare i dati viene selezionato attraverso il campo denominato Dipendente che permette di scegliere dalla lista del personale. Quest’ultima può essere ristretta opportunamente attraverso la selezione della voce Selezione Dipendenti. Il periodo viene individuato settimanalmente, annualmente o selezionando i campi Dal - Al.
2. Dipendenti: nella griglia principale vengono presentati i dati di tutti i dipendenti appartenenti alla "selezione" per la sola giornata indicata dal periodo (i campi periodo Dal e Al in questo caso sono uguali, poiché è possibile selezionare soltanto un giorno). In alto a destra viene indicato anche il numero) dei dipendenti.

Prospetti del piano di lavoro

Come abbiamo spiegato, i prospetti del piano di lavoro sono tre:

1. Dati giornalieri: dopo aver selezionato il nominativo del dipendente e il periodo di riferimento, viene visualizzato un prospetto con tutte le presenze del dipendente giorno per giorno (i giorni rappresentano le righe del prospetto) e le principali informazioni relative a ciascuna presenza/assenza giornaliera: data, stato, orario, timbrature, voci base, giustificazioni, totale lavorato, totale ordinario, totale straordinario, anomalie, ecc. (le informazioni rappresentano le colonne del prospetto). La figura n. 21 in basso mostra il prospetto dei dati giornalieri.

    

   

   Figura n. 21 - Piano di lavoro: prospetto "Dati giornalieri".

2. Totali voci base: in alto al prospetto (vedi figura n. 22 in basso) è mostrato un elenco delle voci base suddiviso su più pagine, dal momento che le voci base sono numerose: ad es. ferie, festivo, riposo compensativo (in ore o giorni), ritardo giustificato, mensa, ticket, lavoro agile, ordinario diurno, eccedenze, compensazione automatica, straordinario diurno, ecc. Per ciascuna voce è indicato il "totale sul periodo", il codice, il tipo di elaborazione (giornaliera o periodica) e la "tipologia". Cosa significa tipologia? Che ciascuna voce base può essere aggregata ad una tipologia: ad es. le ferie, i permessi, le ore da giustificare, i riposti compensativi, ecc. sono "Assenze"; i ticket e la mensa sono "Indennità"; e via di seguito. In basso al prospetto sono riportati i raggruppamenti, ovvero i Totali per tipo di voce maturati su base giornaliera o in base al periodo: assenza, indennità, ordinarie, straordinarie, ecc.

    

   

   Figura n. 22 - Piano di lavoro: prospetto "Totali voci base".

3. Voci generiche: il prospetto delle voci generiche (vedi figura n. 23, in basso) è costituito dall'elenco delle voci generiche consumate dal dipendente, riportato sulla sinistra, e raggruppato per "totali a saldo" su base periodica (mensile) e alcune informazioni, riportate come intestazioni di colonna, riguardanti ciascuna voce: codice, fine periodo (la fine del mese), il valore (ad es. le ore di permessi brevi da recuperare hanno un valore negativo, mentre le ore in attivo hanno un valore positivo), stato e tipo di calcolo. Cliccando sulla voce "Filtra per tipo di voce" si può notare che l'elenco delle voci generiche è molto lungo. Per un elenco completo si rimanda tuttavia al capitolo successivo "Voci generiche".

    

   

   Figura n. 23 - Piano di lavoro: prospetto "Voci generiche".

Il modulo 'Dettaglio'.

Come abbiamo già spiegato in precedenza, alcune voci del pannello Strumenti del Piano di Lavoro (cioè Dettaglio, Elabora e Annulla), non sono abilitate. Per abilitarle, bisogna selezionare almeno un record dal prospetto Dati giornalieri, che può essere richiamato sia scegliendo la modalità di visualizzazione per Data che la modalità di visualizzazione per Dipendenti (v. VISTE).

Selezionando Dettaglio si accede ad un modulo molto importante dell'applicativo, poiché attraverso di esso possono essere editate le presenze giornaliere dei dipendenti, sia per apportarvi modifiche, che per controllare eventuali anomalie, che per rimediare ad errori o aggiornare le situazioni. Ciascuna modifica apportata al dettaglio si ripercuote quindi sui riepiloghi e sui totali.

Questo modulo consente di avere un quadro completo dell'intero sistema di controllo e gestione delle presenze rapportandolo alle singole presenze giornaliere e ai singoli dipendenti. Soltanto una corretta gestione delle presenze giornaliere può garantire un'altrettanto corretta elaborazione delle presenze su scala periodica, settimanale, mensile o annuale. Inoltre, questo modulo consente agli addetti di addentrarsi in profondità nel sistema di voci e causali, timbrature ed elaborazioni, giustificativi, tipologie di assenze, profili, orari, ecc. che costituiscono l'applicativo StartWeb.

Nella parte alta del modulo (v. figura n. 24) sono riportati:

1. il nominativo del dipendente
2. la data inizio e la data fine dell'istanza (ad es. in un ritardo giustificato data inizio e data fine coincidono, ma le ferie possono essere distribuite su più giorni)
3. lo stato dell'istanza (ad es. elaborata, da elaborare o da correggere, giornalmente o nel periodo, ecc.)
4. la tipologia di orario (ad es. orario 7.12 o orario 6h, con ticket, open no ticket, e via di seguito)
5. i comandi (cmd.) Salva piano di lavoro, per salvare le modifiche immediate, e Elabora piano / Annulla Piano per consentire alle modifiche di essere elaborate o annullate in relazione al Piano di lavoro.

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Figura n. 24 - Piano di lavoro: modulo Dettaglio.

Nella parte bassa del modulo sono invece presenti delle "Schede", che possono essere sfogliate cliccando sui relativi "tab" (v. figura n. 24 in alto).

N.B.: Si noti che in ciascuna scheda, alla fine dell’intestazione, sono presenti due comandi +/-, simili a pallini, per inserire o rimuovere record, mentre alla fine di ciascun record sono presenti i comandi rimuovi o convalida, rappresentati da un pallino rosso e da un pallino verde (grigio se disattivato), che servono a rimuovere o convalidare i dati appena inseriti (ad es. giustificativi o timbrature).

Le schede sono le seguenti:

1. Timbrature: con indicazione degli orari di timbratura in entrata o in uscita, della causale (pausa pranzo, spostamento sedi, articolo 18, permesso personale, permesso servizio, ecc.) e del terminale (ad es. tornello Via Molise, tornello Viale America, e via di seguito, a seconda delle sedi, centrali o periferiche, del Ministero)
2. Giustificativi: con indicazione della voce (ad es. ferie) e del tipo di voce (ad es. completa, definita, fissa, ecc.), della durata, della tipologia di assenza (ad es. ritardo treno, malattia figlio, ecc.), del periodo, della sede, e via di seguito
3. Voci base: che sono le voci caratteristiche del piano di lavoro, con indicazione della voce, che coincide normalmente con la voce del giustificativo, il tipo (giornaliero o periodo), il valore (espresso in ore / giorni), la provenienza (riferita all'elaborazione), ecc.
4. segnalazioni: eventuali segnalazioni, con una breve descrizione e informazioni relative all'elaborazione, al periodo, al tipo, ecc.
5. note: eventuali annotazioni prese in sede di elaborazione delle istanze.

Nelle immagini che seguono (figure n. 25, 26, 27, 28, 29 e 30) sono illustrati alcuni "screenshots" che evidenziano sia le schede descritte, che il contenuto delle principali caselle di riepilogo del modulo Dettaglio (stato, tipologia di orario, causale, terminale, voce e voci base), in cui è strutturato.

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Figura n. 25 - Piano di lavoro: le caselle di riepilogo della parte superiore del modulo Dettaglio.

Figura n. 26 - Piano di lavoro: le caselle di riepilogo della parte inferiore del modulo Dettaglio (scheda Timbrature).

Figura n. 27 - Piano di lavoro: la scheda Giustificativi del modulo Dettaglio

Figura n. 28 - Piano di lavoro: la scheda Voci del modulo Dettaglio, con la casella di riepilogo 'Voci'

Figura n. 29 - Piano di lavoro: la scheda Segnalazioni del modulo Dettaglio.

Figura n. 30 - Piano di lavoro: la scheda Note del modulo Dettaglio.

I comandi Elabora/Annulla.

Nel pannello Strumenti del piano di lavoro e anche all'interno del modulo Dettaglio sono presenti, come abbiamo visto, delle voci (più propriamente dei comandi) che consentono di elaborare o di annullare le giornate sul il piano di lavoro. Questo può avvenire sia contestualmente, nell'ambito delle singole istanze selezionate, sia a livello generale, su tutte le istanze selezionate e i dipendenti selezionati, con possibilità di elaborazioni (o annullamenti) anche mensili (Elabora Mese / Annulla Mese). Tutte queste operazioni sono "automatiche" e "ricorrenti", nel senso che vengono eseguite anche in altre ambiti e circostanze del programma, come vedremo nel capitolo Gestione Anomalie o nel capitolo Elaborazioni e via di seguito. Quello che cambia è il modo in cui vengono richiamate, che per quanto concerne il piano di lavoro e, in particolare, il modulo Dettaglio, è interno alla procedura: elaborazioni e annullamenti vengono infatti richiamati sulle singole istanze o comunque a seguito di modifiche ed operazioni compiute sulle singole istanze. Altrove, invece, elaborazioni e annullamenti sono operazioni di carattere generale a chiusura ("saldo") di determinate situazioni (es. residui, eccedenze, straordinari, malattie, assenze, permessi, piani ferie, ecc.) o a chiusura di determinati periodi.

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VOCI GENERICHE

L'elenco delle 'voci'

Selezionando Voci generiche dal menu del Piano di lavoro, viene visualizzato un prospetto (figura n. 31) in cui appaiono tutte le voci generiche calcolate per un determinato dipendente in fase di "Elaborazione". La griglia del prospetto è costituita da un elenco di istanze (voci generiche) e dai rispettivi valori riportati come colonne: codice, fine periodo, valore (es. ore/minuti/centesimi), stato (es. bloccato), calcolo (es. definitivo). Il pannello Strumenti del menu laterale consente di selezionare in questo caso soltanto il dipendente e il periodo, dopo di che è possibile filtrare le voci generiche cliccando su Filtra per tipo di voce. Se il periodo da verificare è molto lungo, come nel caso dell’esempio, è preferibile non filtrare le voci generiche da controllare, poiché in questo modo è più facile visualizzare i dati del il dipendente per un certo periodo di tempo.

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Figura n. 31 - Prospetto voci generiche.

E' possibile inserire, eliminare o modificare il record selezionato e i valori in esso contenuti cliccando su Inserisci, modifica o Cancella dal pannello Strumenti del menu laterale; in tal modo si apre una finestra di popup (figura n. 32, in basso) in cui, oltre al dipendente, alla voce generica e alle date di inizio e fine, è visualizzato il valore in ore/centesimi, ore/minuti o generico a seconda della voce generica selezionata. Inoltre è presente una casella di riepilogo denominato Stato (figura n. 33), con le seguenti opzioni:

1. NORMALE: è lo stato di un valore calcolato dall’Elaborazione delle voci generiche
2. BLOCCATO: è lo stato per un valore inserito o modificato manualmente che non deve essere ricalcolato da un’eventuale rielaborazione delle voci generiche (ad es. Inserimento buoni pasto pagati > Stato BLOCCATO)
3. INIZIALE: è lo stato per un valore inserito manualmente che deve poi essere sommato al valore calcolato dall’Elaborazione delle voci generiche

Figura n. 32 - Finestra di modifica o inserimento delle voci generiche.

Figura n. 33 - Finestra di modifica o inserimento delle voci generiche: casella 'Descrizioni' (con l'elenco delle voci generiche).

Figura n. 34 - Finestra di modifica o inserimento delle voci generiche: casella 'Stato'.

In fase di inserimento viene calcolato il nuovo Periodo di Competenza (successivo all’ultimo periodo di competenza dei valori già presenti) tenendo naturalmente conto della data inserita dall’utente in fase di modifica. In fase di modifica o inserimento, invece, lo Stato viene automaticamente impostato su BLOCCATO, mantenendo comunque la possibilità di poterlo variare. Non è possibile cancellare voci generiche per le quali il periodo di mantenimento non è scaduto. E' invece lasciata la possibilità di cancellare voci il cui Periodo di Competenza è successivo alla data della modifica o alla data dell'ultima Elaborazione.

L'elenco delle voci generiche è molto lungo e alcune di queste voci non vengono più utilizzate, anche se rimangono nell'elenco per questioni di "retrocompatibilità" o per il mantenimento dello "storico". In basso è stata predisposta una casella di riepilogo interattiva (nel senso che si può interagire con essa, non trattandosi di una immagine), che può essere consultata scorrendola verso il basso, per rendersi conto del vasto numero di voci generiche utilizzate per la gestione delle presenze.

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GESTIONE ANOMALIE

La gestione delle anomalie

La pagina di Gestione Anomalie permette di visualizzare le anomalie rilevate dalle Elaborazioni giornaliera o mensili, per i dipendenti selezionati nel periodo indicato. La pagina permette inoltre di operare sui singoli dipendenti o le singole anomalie, in modo da risolvere le anomalie riscontrate.

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Figura n. 35 - Gestione anomalie.

Nella griglia Dipendenti Anomali, in alto alla pagina, vengono elencati i dipendenti per i quali nel periodo indicato sono state riscontrate delle anomalie, mentre nella griglia Giorni Anomali, a fianco, vengono elencati, per il dipendente corrente, i giorni con delle anomalie e relative descrizioni. Infine, nella griglia Piano di lavoro, in basso, vengono visualizzate tutte le istanze giornaliere anomale riscontrate nel periodo selezionato per il dipendente/i dipendenti selezionati. Nel pannello Strumenti, invece, è possibile impostare i parametri di selezione, che sono:

1. tipo segnalazioni: se si sceglie "solo anomalie" vengono visualizzate solo anomali, altrimenti con "tutti" vengono visualizzati anche altri tipi di segnalazione
2. tipo elaborazioni: consente di impostare una elaborazione giornaliera o mensile.

Seguono in basso una serie di comandi:

1. per i Dipendenti anomali:
1. Seleziona "tutti" o "nessuno" seleziona o deseleziona i record della griglia Dipendenti Anomali e i Giorni Anomali a questi correlati
2. Sollecita correttivi viene invece "attivato" soltanto quando si seleziona il dipendente interessato e serve ad inviargli delle segnalazioni di anomalia
2. per il Piano di Lavoro:
1. i comandi Dettaglio, Elabora ed Annulla vengono attivati soltanto quando viene selezionata una istanza del Piano di lavoro ed hanno funzioni "analoghe" a quelle che abbiamo già descritto nel capitolo precedente Piano di Lavoro, ovvero, consentono di accedere al Modulo Dettaglio e modificarlo o cancellarlo
2. i successivi consentono invece di effettuare (in automatico) delle elaborazioni mensili o di annullarle

La griglia Piano di Lavoro visualizza le istanze "anomale" del dipendente selezionato, con dati relativi all'orario, stato delle elaborazioni, timbrature, giustificativi, ecc.. Le istanze visualizzate sono quelle dei giorni che vanno dal giorno precedente all'anomalia riscontrata al giorno immediatamente successivo.

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GESTIONE RESIDUI

Ferie, festività e altri residui

Attraverso questa procedura vengono visualizzati i "Residui" relativi alle Voci di accumulo. Le voci di accumulo non sono altro che voci base o generiche suscettibili di accumulo, che possono cioè essere accumulate (ad es. ferie e permessi). Esiste in pratica un numero di ore o di giorni verso i quali si ha diritto, o perché lo stabilisce la legge o perché maturati, ecc. Se, ad esempio, abbiamo maturato 28 giorni di ferie o se per legge abbiamo diritto a 36 ore di permessi brevi annui, ma mano che consumiamo le ferie o i permessi si genera un "accumulo", che riduce il numero iniziale di ferie o permessi di cui abbiamo diritto. Ciò che rimane si chiama "residuo".

Sulla pagina dei Residui è presente, come al solito, il pannello degli Strumenti, sulla sinistra, il prospetto dei residui, sulla destra. Per riempire il prospetto bisogna naturalmente selezionare il dipendente, il periodo e la "Voce di accumulo" dal pannello Strumenti e quindi cliccare su Leggi, dopodiché sul lato destro della pagina appaiono tutti i residui relativi alla voce selezionata, con le colonne che indicano rispettivamente: il nome del dipendente, la matricola, la voce selezionata, il residuo degli anni precedenti, il maturato, il fruito, il residuo corrente, il residuo per anni, il periodo di analisi (inizio e fine) e altri dati importanti ai fini dell'elaborazione.

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Figura n. 36 - Gestione residui.

Con un doppio click sul record visualizzato nel prospetto residui in alto, si aprono le schede di dettaglio (5 in tutto, una per ogni anno), dove vengono riportati i Movimenti in dettaglio. Per attivare i comandi (Proroga scadenza, Inserisci movimento, Modifica movimento, Cancella movimento e Forza proroga) presenti nel pannello Strumenti, al di sotto del pulsante Leggi, bisogna selezionare uno qualsiasi dei movimenti presenti nelle schede di dettaglio. Naturalmente non tutti i comandi si attivano, poiché questo dipende da diversi fattori: ad esempio dal Tipo di movimento è (maturato / goduto), dalla Provenienza (normale / bloccato) o dallo Stato (se è definitivo il record non può essere editato ed appare un messaggio di errore).

Quando il programma ci consente di editare il record, si apre una finestra di popup di Inserimento/Modifica movimento (v. figura n. 37) con i seguenti campi:

1. anno: riferito all'anno per il quale si intende calcolare il residuo
2. tipi di movimenti: caricamento iniziale, correzione manuale al goduto, correzione manuale al maturato, pagato, storno, ecc.
3. provenienza: bloccato / normale
4. valore: giorni, mezze giornate, ore-minuti, ore-centesimi, ecc.

Figura n. 37 - Gestione residui: finestra di Inserimento/Modifica dei movimenti.

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ELABORAZIONI

Elaborazioni mensili delle attività

La sezione Elaborazione e Annullamenti (figura n. 38) consente di elaborare o annullare le situazioni maturate dai dipendenti selezionati per il periodo indicato nel pannello Strumenti (v. Parametri). Agendo sui comandi Esegui oppure Stop (per fermare l'esecuzione qualora sia stata già avviata) è possibile eseguire elaborazioni e annullamenti a livello giornaliero e/o mensile (v. Attività). Se si sceglie di elaborare e/o annullare a livello mensile è possibile dettagliare la scelta specificando quali elaborazioni e/o annullamenti eseguire (v. Mensili, casella di riepilogo). Le voci selezionabili sono:

1. periodi: es. periodo1, periodo2, periodo3 (il periodo 2 e 3 non sono più attivi);
2. voci di accumulo: es. ferie o permessi
3. voci generiche

Se si seleziona quest'ultima voce, è possibile indicare uno specifico Raggruppamento di Voci Generiche (v. Elaborazioni di Voci Generiche e casella combinata - come indicato dalla freccia in figura n. 38). Infine è possibile decidere, in Annullamento a livello giornaliero, se cancellare le timbrature variate e/o gli orari caricati sul piano di lavoro manualmente.

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Figura n. 38 - Elaborazioni e Annullamenti.

La pagina presenta due "Riquadri" (figura n. 39), ognuno dei quali indica lo stato delle attività di Elaborazione e Annullamento. Se è stata avviata una elaborazione o un annullamento, lo stato delle attività viene visualizzato nel corrispondente riquadro.

1. Nessuna attività: nessuna attività è in esecuzione.
2. In attesa di esecuzione: è stata richiesta l’elaborazione/annullamento per la selezione dipendenti e per il periodo indicato, ma la richiesta non è stata ancora evasa.
3. In lavorazione (dipendente): l’elaborazione/annullamento indicato è in atto.
4. Attività completata: l’elaborazione/annullamento sono terminati con l’esito indicato.

L’attività può essere interrotta dall’utente col pulsante Stop.

Figura n. 39 - Elaborazioni e Annullamenti: riquadri

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ANAGRAFICO

L'anagrafico del personale

Dal menu laterale del Dashboard (sulla sinistra) è possibile accedere anche all'Anagrafico. In questa sezione vengono descritte tutte le caratteristiche associate alle anagrafiche dei dipendenti. Oltre ai dati necessari alla "gestione delle presenze", è possibile gestire dati che interessano anche il sistema di gestione delle Risorse Umane (HR) e, per quanto concerne StartWeb in particolare, personalizzare ed estendere gli attributi e i permessi dei singoli utenti.

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Figura n. 40 - Anagrafico dei dipendenti.

L'Anagrafico è organizzato in sottosezioni, ognuna accessibile da menu laterale e modificabile soltanto da utenti autorizzati. In basso è riportato un elenco delle sezioni: ogni voce è collegata al corrispondente capitolo (è sufficiente cliccarvi sopra per accedere alle informazioni che la riguardano). Ecco le sezioni:

Dati Anagrafici

La pagina dei Dati Anagrafici (figura n. 41) mostra l'anagrafica del dipendente. Nel menù laterale è possibile selezionare tra i parametri il dipendente del quale si vogliono visualizzare i dati. Per un utente che ha i diritti e i privilegi necessari, è possibile inserire nuovi dipendenti nell'anagrafica, copiare un dipendente, modificare i dati di un dipendente esistente oppure cancellare un dipendente. Cliccando sul pulsante Seleziona al di sotto dell'immagine si inserisce un'immagine, come foto profilo di StartWeb, caricandola direttamente dal proprio pc. Se invece la si vuole rimuovere è sufficiente cliccare "Cancella Immagine" nel menù laterale. N.B.: Questa operazione non deve essere utilizzata perché il sistema acquisisce l’immagine del dipendente dal Server quando viene memorizzata al momento della stampa del Badge.

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Figura n. 41 - Dati Anagrafici.

Nel momento in cui si va ad inserire un nuovo dipendente, si è indirizzati ad una procedura guidata tramite "wizard" (v. figura n. 42, in basso), organizzata secondo tre step successivi: Dati Anagrafici, Inquadramento, Badge. Questo perché l'inserimento di un nuovo dipendente impatta anche su altre sezioni dell'Anagrafico, ovvero la sezione Inquadramento e la sezione Badge.

Figura n. 42 - Dati Anagrafici: nuovo inserimento.

Figli

Nella pagina Figli è possibile, per ciascun dipendente selezionato, inserire, modificare, cancellare o aggiungere figli. Per modificare o cancellare basta selezionare un figlio nella lista della pagina e cliccare sui rispettivi comandi nel menù laterale. Quando si inserisce un nuovo figlio, automaticamente il contatore incrementa di 1 il numero dei figli (nell'esempio riportano dalla figura n. 43 in basso, il contatore è impostato a 3).

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Figura n. 43 - Anagrafico: sezione Figli.

Utente Web

La pagina Utente Web (figura n. 44) viene messa a disposizione per definire l'utente a livello di StartWeb, ad es. per l'autenticazione. Il significato dei campi presenti nel modulo è il seguente:

La sezione Note per l'utente serve per notificare messaggi all'utente. Successivamente all'inserimento, il dipendente selezionato vedrà tra i propri Messaggi Personali la "notifica" (nella barra di stato in alto, l'allarme mostrerà una "nuova notifica"). Selezionando una notifica è possibile modificarla o cancellarla.

La sezione Centri di Controllo evidenzia il raggruppamento, i flussi e il centro di controllo di cui il dipendente selezionato fa parte, specificando le date di inizio e fine (v. figura n. 42 in fondo alla pagina).

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Figura n. 44 - Anagrafico: sezione Utenti Web.

Elementi

La sezione Elementi serve ad evidenziare alcune caratteristiche dei dipendenti, come ad esempio il titolo di studio, la posizione di comando, le specializzazioni, la nazionalità, ecc.; tuttavia, per le esigenze attuali sono state inserite soltanto alcune voci di test (es. codici fiscali, codice IPA, fascia di spostamento sedi, combinazione sedi, ecc. - vedi figura n. 45).

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Figura n. 45 - Anagrafico: sezione Elementi.

Per inserire un elemento, prima si deve selezionare il dipendente e poi cliccare sul comando Inserisci, così si apre una finestra modale con i campi:

1. Titolo: categoria dell'elemento che si vuole inserire (vedi figura n. 46, casella di riepilogo)
2. Elemento: specifica il titolo appena selezionato (ad es., se è stato selezionato il titolo "Specializzazioni", automaticamente nella casella di riepilogo Elemento comparirà un elenco di specializzazioni, come abilitazione professionale, master, dottorato di ricerca, revisore società cooperative, ecc.)
3. Data Inizio: data dalla quale questo elemento ha validità, impostata di default con la data di assunzione
4. Data fine: data in cui tale elemento scade

Per modificare o cancellare è sufficiente selezionare l'elemento desiderato e cliccare sui comandi Modifica e Cancella.

Figura n. 46 - Anagrafico: sezione Elementi, casella di riepilogo.

Inquadramento

La sezione Inquadramento contiene dati del dipendente associati al suo Profilo e, quindi, alla sua collocazione nell’organico dell’azienda in relazione alla Pianta Organica e ai Ruoli. Vengono inoltre definite le caratteristiche del Contratto di Lavoro, dell'orario, dei turni, degli spostamenti e, in generale, di tutte le situazioni di pertinenza del programma di gestione delle presenze (figura n. 47 in basso).

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Figura n. 47 - Anagrafico: sezione Inquadramento.

I campi della sezione Inquadramento sono i seguenti:

1. Data assunzione e data fine rapporto: utili anche per delimitare l’inquadramento e l’assegnazione a un Centro di Costo, nonché l’intervallo di validità del badge.
2. Azienda: campo gestito dall’Amministratore di Sistema per determinare i raggruppamenti per tipologia di Sede di Servizio
3. Pianta e Ruolo: descrivono la collocazione del dipendente nell’organico del Ministero e il suo profilo economico.
4. Nomina: definisce il tipo di assunzione (es. tempo determinato, tempo indeterminato, comandato out, estraneo PA, ecc.).
5. Modalità Timbratura: i valori associati sono TIMBRATURA (il dipendente è tenuto ad effettuare tutte le timbrature previste dall’orario che gli è stato assegnato), ESENTE (il dipendente non è tenuto all’obbligo di timbratura), PRESENZA (indica che il dipendente è tenuto solamente a segnalare la presenza), DOPPIA PRESENZA (il dipendente è tenuto a segnalare la propria presenza compiendo due timbrature giornaliere) e TIMBRATURA (il dipendente è tenuto ad effettuare tutte le timbrature previste dall’orario che gli è stato assegnato). La modalità ESENTE viene di solito utilizzata per i collaboratori esterni alla PA mentre gli altri due (PRESENZA e DOPPIA PRESENZA) non devono essere utilizzati per il Personale di ruolo dell’Amministrazione e per il Personale in Comando da altre PA.
6. Tipo Lavoratore: è un dato obbligatorio ed indica la tipologia di Contratto di Lavoro associato al dipendente oppure gli orari associati con il Turno o con l’Orario festivo / prefestivo. Il parametro da utilizzare in questo campo è GENERALE.
7. Contratto: è un campo facoltativo e, se specificato, indica le regole contrattuali definite tramite il Contratto, che devono essere applicate agli orari assegnati al dipendente nel Piano di Lavoro.
8. Tipo Orario: nell’attuale versione del programma può assumere l’unico valore di "turnazione".
9. Inizio turnazione: indica la data da cui deve iniziare l’elaborazione del Turno assegnato al dipendente. E’ importante che sia sempre il lunedì della settimana con la data più vicina all’assunzione.
10. Turno: dato di fondamentale importanza, determina l’associazione tra il dipendente e un Turno di lavoro (profilo orario) definito dal programma di gestione delle presenze.
11. Orario festivo: indica l’eventuale orario che si vuole assegnare al dipendente nei giorni definiti come festivi.
12. Orario prefestivo: indica l’orario che si vuole eventualmente assegnare al dipendente nei giorni definiti come prefestivi.
13. Calendario: rappresenta il calendario in cui ricorre per il dipendente la giornata del Santo Patrono della città in cui presta servizio.
14. Raggruppamento Periodo: è la descrizione di un raggruppamento di periodi che contiene un massimo di 5 periodi entro i quali rielaborare, compensare o ricalcolare le assenze e le ore di straordinario in base al Monte Ore del periodo.
15. Peso Giornaliero: indica il peso teorico della giornata; viene utilizzato nelle Voci Generiche per il calcolo del dovuto mensile. Al momento non utilizzato.
16. Peso Congedo Parentale: è un valore nel formato "ore.minuti" e indica il valore medio giornaliero di ore lavorate da considerare per il calcolo della durata del congedo parentale.
17. Autorizzato agli Straordinari: la procedura di elaborazione delle Timbrature, prima di attribuire eventuali quote di straordinario al dipendente, verifica se il flag è settato o meno.
18. Gruppo Autorizzazione Straordinari: indica quale Gruppo di Autorizzazione agli Straordinari è associato al dipendente.
19. Posizione INAIL: indica il codice INAIL associato al dipendente.
20. Inizio Turno: è un campo facoltativo e viene utilizzato nel caso in cui un Contratto preveda delle fasce orarie configurate con inizio e fine.
21. Gruppo di Combinazioni di Sedi: regola gli spostamenti del Dipendente tra le sedi dove presta effettivamente il servizio.
22. Gruppo di Causali da terminale: indica quale Gruppo di Causali da terminale è associato al dipendente (il terminale è il check-point)
23. Tipo rapporto Part time: permette di indicare il tipo di Rapporto di Lavoro definendone la categoria (FULL-TIME, PART-TIME ORIZZONTALE, PART-TIME VERTICALE), nonché la percentuale ed i giorni di riposo a settimana.
24. Riposi: i flag servono per selezionare i giorni nei quali il dipendente ha diritto ai giorni di riposo.
25. Gestione straordinario: indica la modalità con cui gestire le ore eccedenti (pagamento oppure recupero) in base alle normative contrattuali.
26. Ultima elaborazione voci: indica la data fino a cui sono stati generati dei valori di Voci Generiche con "periodo di competenza chiuso" e stato = DEFINITIVO.
27. Inizio periodo 1...5: precisano le date iniziali dei Periodi di Rielaborazione definiti per il Dipendente (non sono gestite dall’utente, ma vengono aggiornate automaticamente dalla procedura di Elaborazione Periodica).

N.B.: Le Date di ultima Elaborazione delle Voci e di Inizio dei Periodi di Rielaborazione sono gestite automaticamente dal sistema di elaborazione e su di esse l’utente non deve mai intervenire, in quanto la loro modifica, effettuata in modo improprio, potrebbe rendere inconsistente la base dati. E` comunque previsto un opportuno comando "Modifica date di elaborazione" mediante il quale è possibile forzare alcuni valori.

Badge

La sezione Badge contiene l’elenco di tutti badge assegnati al dipendente con i rispettivi periodi di validità. E` possibile assegnare badge diversi in momenti lavorativi diversi, così come assegnare più badge contemporaneamente validi, fatto salvo che, in un certo intervallo di tempo, un badge può essere assegnato ad un unico dipendente.

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Figura n. 48 - Anagrafico: sezione Badge.

Voci Generiche

Le Voci Generiche sono associate a dei "contatori" che possono essere utilizzati per calcolare totali di prestazioni, giornate, residue di ferie, indennità spettanti e altre informazioni di significato generale. Sono informazioni ricavate dai dati delle presenze. La sezione serve per attribuire al dipendente dei Raggruppamenti di Voci Generiche, ognuno dei quali contiene una o più voci generiche; questi raggruppamenti determinano l’insieme di voci trattate durante l’Elaborazione delle voci generiche.

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Figura n. 49 - Anagrafico: sezione Voci Generiche.

Voci di Accumulo

Le Voci di Accumulo sono uno strumento utilizzato per gestire dei "contatori individuali" quali le ferie e i permessi spettanti, determinati sulla base di diversi fattori che portano a calcolare l’ammontare individuale. In questa sezione dell’Anagrafico si attribuiscono ad un dipendente le Voci di Accumulo che si intende gestire e, per ognuna, si specificano, quando necessario, i valori in base a cui si possono determinare le spettanze annuali: questi valori sono detti Parametri della voce di accumulo.

Nella parte superiore della scheda (figura n. 50) si attribuiscono le Voci di Accumulo, indicando i seguenti attributi:

Voce di Accumulo: dalla casella si sceglie quale voce di accumulo si vuole gestire per il dipendente. Data Inizio e Data Fine: insieme definiscono l’intervallo di validità per l’attribuzione della voce di accumulo. Data Ultima Elaborazione: è una data gestita in automatico dall’Elaborazione Voci di Accumulo ed indica il giorno fino al quale ferie o permessi sono stati calcolati in modo "definitivo". Cmd.: comandi, servono a visualizzare la specifica voce di accumulo.

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Figura n. 50 - Anagrafico: sezione Voci di Accumulo.

La parte inferiore della scheda è riservata ai Parametri relativi alla Voce di Accumulo selezionata. I parametri sono delle entità caratterizzate dal fatto che possono avere un valore di varia natura (data, descrizione, numero) variabile per ogni Dipendente. In genere, data una voce di accumulo, ci sono diversi parametri che concorrono alla sua valutazione, alcuni sono "liberi" nel senso che vanno indicati per il Dipendente altrimenti non sono valorizzati. Altri parametri sono "calcolati", cioè hanno un valore che dipende da informazioni già specificate per il dipendente (ad esempio, il Turno) o da altri parametri liberi. La griglia presenta (v. figura n. 51) tutti e due questi tipi di parametri, quelli calcolati sono in carattere grigio e, ovviamente, non sono modificabili.

Figura n. 51 - Anagrafico: sezione Voci di Accumulo - imposta Parametri.

Selezionando una voce di accumulo nel menù laterale si attivano i pulsanti Inserisci, Modifica e Cancella, mentre selezionando una voce di accumulo avente dei parametri soggetti a configurazione e non calcolati, si attivano i pulsanti Inserisci parametro, Modifica parametro e Cancella parametro.

Pin Centralino

Attualmente questa sezione contiene soltanto il PIN Centralino che serve quando si effettua la comunicazione della malattia utilizzando il risponditore automatico. Gli attribuiti normalmente previsti per questa sezione, cioè Politiche di Accesso e Codice PIN non sono al momento gestiti. Il controllo degli accessi è infatti demandato ad Active Directory.

Figura n. 52 - Anagrafico: Pin Centralino.

Gruppi di Massimali

La sezione Gruppi di Massimali (figura n. 53) serve ad attribuire ad un dipendente uno o più Gruppi di Massimali con eventuali relativi parametri, al fine di definire un sottoinsieme di Gruppi di Massimali che si applicano al dipendente.

Un massimale rappresenta la quota massima che l’Amministrazione è tenuta "per contratto" a garantire per un determinato tipo di Voce Base o Generica (ad es. il massimale previsto per il Lavoro Agile è di 8 giorni al mese oppure 15 ore a settimana; il massimale previsto per il comparto della malattia è di 540 giorni in tre anni, e via di seguito). Inoltre, l'associazione di uno o più gruppi di massimali a un dipendente prevede l'utilizzo di parametri. Il funzionamento è semplice. In pratica, si attribuiscono al Dipendente uno o più Gruppi di Massimali, con un periodo di validità; una volta associato un Gruppo di Massimali (o più) ad un dipendente, è possibile:

1. modificarne la data di validità
2. eliminarlo dopo averlo selezionato (la cancellazione rimuoverà anche tutti i parametri associati al gruppo di massimali)
3. visualizzarne i parametri associati cliccando sull'icona a forma di occhio presente nell'ultima colonna a destra della pagina
4. gestirne i parametri

I Gruppi di Massimali sono assegnati al Dipendente con un periodo di validità. Se ad un Dipendente non viene associato (e non è mai stato associato) alcun Massimale, implicitamente tutti i massimali correttamente configurati (con l’associazione Voce Base / Massimale) saranno applicati. Viceversa se ad un Dipendente vengono associati uno o più Gruppi Massimali, saranno applicati tutti i Massimali associati. Inoltre possono servire per l’attivazione su StartWeb nell’utilizzo di giustificativi, per cui occorre a monte un’autorizzazione del Dirigente (es. Lavoro agile) o dell’Ufficio competente nel trattamento giuridico (es. Legge 104).

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Figura n. 53 - Anagrafico: sezione Gruppi di Massimali.

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AMMINISTRAZIONE START WEB

Gestione giustificativi, omesse timbrature e straordinari

In questa sezione vengono analizzati l’utilizzo dei giustificativi e della richiesta degli straordinari che sono elementi fondamentali per il completamento sul Piano di Lavoro del Dipendente prima delle elaborazioni giornaliere/mensili che costituiscono la certificazione del lavoro svolto e permettono di gestire le richieste degli Istituti previsti dal CCNL. Diventa quindi molto importante la figura dell’Operatore che funge da raccordo tra il dipendente ed il Dirigente, che deve poi approvare queste richieste, perché la sequenza delle operazioni è di fondamentale importanza per la chiusura corretta delle elaborazioni.

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GIUSTIFICATIVI

Una pluralità di casi

Attraverso StartWeb i dipendenti possono inoltrare direttamente delle richieste di giustificativo che dovranno essere poi "approvate" dai responsabili secondo un particolare Iter di Convalida. Una volta autorizzata, la richiesta di giustificativo viene automaticamente inserita nell’applicativo Presenze. La procedura permette di visualizzare tutte le richieste di giustificativo, compiere modifiche ed effettuare il trasferimento finale al database Time&Work.

Due informazioni sono particolarmente importanti per la procedura, lo Stato del documento e l’Esito di convalida e questo accomuna i giustificativi alle omesse timbrature e agli straordinari. Pertanto, dal pannello Strumenti del menu laterale è possibile impostare i filtri selezionando tutte o soltanto alcune delle caselle delle voci Filtra per Esito e Filtra per stato.

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Lo Stato del documento indica la sua condizione rispetto all’operazione di trasferimento. I valori possibili per tale attributo sono:

1. Annullato: equivale ad una "cancellazione logica"
2. Annullato (sostituito): equivale ad una cancellazione logica, assume questo stato un giustificativo provvisorio quando viene sostituito dal corrispondente giustificativo definitivo
3. Aperto: è lo stato iniziale, assegnato al momento dell’inserimento del documento
4. Aperto (da sostituire): è lo stato che assume un giustificativo provvisorio al completamento delle validazioni previste
5. Chiuso: chiuso automaticamente dal sistema al completamento delle validazioni previste;
6. Chiuso manualmente: chiuso attraverso le procedure di amministrazione di StartWeb o di Time&Work da parte dell’operatore.

L’Esito di Convalida evidenzia invece lo stato del documento rispetto all’Iter definito per la sua convalida. Gli stati possibili sono:

1. In validazione: il documento ha iniziato l’Iter di Convalida, ma non è stato convalidato da tutti i responsabili preposti, oppure non ha raggiunto il numero di autorizzazioni previste
2. Inviato: è stato appena inserito, non è stato trattato da nessuno
3. Non accettato: uno dei validatori ha respinto il documento che, quindi, non si può più modificare
4. Da correggere: il documento è stato giudicato da correggere da almeno un responsabile e viene rimandato al dipendente per chiarimenti
5. Validato: il documento è stato convalidato da tutti i responsabili

Figura n. 54 - Amministrazione StartWeb: Giusificativi.

La procedura dei giustificativi, così come quella delle omesse timbrature e degli straordinari, presenta dei dati relativi ad una selezione di dipendenti e ad un intervallo di tempo. La selezione di un unico dipendente si compie scegliendo un solo dipendente dal menu laterale. In questo caso, i dati visualizzati nelle griglie si riferiscono alle sole richieste di giustificativo effettuate dal dipendente in oggetto e le operazioni compiute agiranno solo su queste. Al contrario, se si sceglie la modalità "Tutti", i dati visualizzati nelle griglie sono relativi alle richieste effettuate dall’insieme di dipendenti selezionati e le operazioni invocate agiranno sulle richieste di tutti i dipendenti selezionati (questo vale anche per le omesse timbrature e gli straordinari). Inoltre la selezione può essere effettuata per Voce Base (v. figura n. 54 in alto); di default sono selezionate tutte le caselle dell’elenco.

I dati possono essere ordinati cliccando sul titolo della colonna che si vuole ordinare e l’ordinamento così ottenuto è sempre crescente. Fatta una selezione, è poi possibile effettuare manualmente il trasferimento dei giustificativi selezionati agendo su Trasferisci o Forza Trasferimento. Infine, con un doppio click sulla griglia si apre una finestra di popup (modale) che presenta alcuni dati associati al giustificativo selezionato. Si sottolinea che sono modificabili i giustificativi il cui stato è "Aperto" mentre se il giustificativo è stato "chiuso" è possibile modificarlo soltanto se è presente un messaggio di "errore di trasferimento". Le informazioni modificabili nel popup del giustificativo sono:

1. giorno ed ora di inizio
2. giorno ed ora di fine
3. durata

Iter di Convalida

Per ogni giustificativo sono previsti dei passi di validazione a cui il documento deve essere sottoposto prima della sua approvazione e utilizzo da parte dell’applicativo Time&Work. Nella pagina Iter di Convalida, nella griglia di dettaglio, è possibile visionare i dati che descrivono i passi di convalida. Questi sono visualizzati nell’ordine che deve essere seguito per la convalida del giustificativo.

I dati associati ad un giustificativo sono ovviamente quelli "anagrafici" del dipendente che lo richiede (nome e cognome, codice fiscale, matricola, ecc.), nonché:

1. per quanto concerne il giustificativo in senso stretto:
1. Causale (cioè la Voce Base associata al giustificativo)
2. Periodo del giustificativo
3. Durata del giustificativo
4. Sede associata al giustificativo
5. Tipologia assenza
6. Missione: eventuale collegamento con una missione;
7. Data di inserimento
8. Data e ora di chiusura del giustificativo
9. Tipologia del giustificativo
2. in aggiunta alle informazioni base:
1. Nome figlio: se il giustificativo è collegato ad un figlio (es. malattia figlio)
2. Allegati
3. Note
3. infine, a completamento:
1. Esito della convalida
2. Stato del giustificativo
3. Note Iter, ovvero le note dei validatori che partecipano all’Iter di Convalida

Trasferimento di un giustificativo

Una volta fatta una selezione sulla griglia, è possibile effettuare manualmente il Trasferimento dei giustificativi selezionati agendo su Trasferisci o Forza Trasferimento. Per andare a buon fine, l'operazione deve soddisfare tutte le regole di coerenza previste (ad es., che non ci sia già un altro giustificativo per la stessa assenza) e, in caso negativo, esso non viene trasferito. La convalida di una richiesta il trasferimento può essere eseguito in automatico o su richiesta dell’utente; attraverso la finestra di gestione delle richieste di giustificativo è possibile ritentare manualmente questa operazione, oppure anticiparne il trasferimento prima del termine del percorso di convalida.

Esiste anche la possibilità di effettuare un trasferimento forzato, che, in caso di errori di coerenza, tenta di trasferire parzialmente i giustificativi all'interno del periodo richiesto. Eventuali errori durante le operazioni di trasferimento o cancellazione sono visualizzati a fine operazione. Ogni trasferimento è assoggettato a privilegi d’Amministrazione Web. Sono inoltre presenti delle stampe riepilogative (ad es. Riepilogo giustificativi, v. Reportistica).

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OMESSE TIMBRATURE

Se non si riesce a timbrare

Questa funzionalità consente all’utente di visualizzare e gestire le omesse timbrature inserite attraverso StartWeb. L’operatività è del tutto analoga alla procedura relativa ai giustificativi, con la possibilità di impostare alcuni "filtraggi" sui dati e quindi selezionare il periodo e i dipendenti da visualizzare. Per un maggiore dettaglio si consiglia di fare riferimento a quanto descritto nel capitolo precedente (v. Giustificativi).

Le operazioni di trasferimento e cancellazione interessano tutte e solo alcune delle timbrature selezionate sulla griglia. Eventuali errori evidenziati durante le operazioni di trasferimento o cancellazione vengono visualizzati tramite un messaggio.

I dati associati ad una timbratura e visualizzati sono, oltre ai dati anagrafici del dipendente (nome e cognome, codice fiscale, matricola, ecc.), i seguenti:

1. Data in cui è stata omessa la timbratura
2. Ora, valore della timbratura, espresso in ora:minuti
3. Verso della timbratura (ingresso o uscita)
4. Motivazione, ossia l’indicazione del motivo per cui la timbratura non è stata effettuata
5. la Causale associata alla timbratura (ad es. pausa pranzo, spostamento sedi, ecc.)
6. Data Inserimento dell’omessa timbratura
7. Allegati caricati dal dipendente

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Figura n. 55 - Amministrazione StartWeb: Omesse Timbrature.

L’Esito di Convalida evidenzia lo Stato del documento rispetto all’Iter definito per la sua convalida. Anche per le Omesse Timbrature gli stati possibili sono: In validazione, Inviato, Non accettato, Da correggere, Validato, Stato, Data di Chiusura (del trasferimento), Note, Note Iter (v. capitolo precedente, Giustificativi).

Per ogni timbratura è previsto un Iter di Convalida, ovvero dei passi di validazione a cui la stessa deve essere sottoposta prima della sua approvazione. Per la visualizzazione di tali informazioni è necessario fare un doppio click sulla riga della griglia corrispondente alla timbratura di cui si vuole analizzare l’Iter di Convalida. Nella griglia di dettaglio è possibile visionare i dati che descrivono i passi di convalida, dove per ogni passo è indicato:

1. il validatore
2. l’Esito di Convalida
3. il Centro di Controllo a cui compete la convalida
4. la Data di Validazione
5. le eventuali Note

Le operazioni di trasferimento e cancellazione interessano tutte e solo alcune delle timbrature selezionate sulla griglia ed eventuali errori di trasferimento o cancellazione sono visualizzati al termine dell’operazione. In particolare, al termine del trasferimento, lo Stato dell'omessa timbratura risulterà "Chiuso Manualmente". Solo se lo Stato della timbratura era in origine "Annullata", lo Stato non verrà alterato.

E' possibile stampare l’elenco delle omesse timbrature visualizzate. A questo scopo sono stati creati degli appositi riepiloghi (v. Reportistica).

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STRAODINARI

La produttività nella PA

StartWeb offre ai responsabili la possibilità di convalidare le richieste di straordinari da parte dei dipendenti. L’orario in eccedenza, cosiddetto Straordinario, dopo essere stato prodotto dall’Elaborazione delle timbrature e prima di essere passato alle paghe o ad una elaborazione successiva, deve essere sottoposto ad un processo di "validazione". Da StartWeb è possibile selezionare gli straordinari che si vogliono sottoporre a Convalida. L’operazione, che rende disponibili a StartWeb gli straordinari affinché siano sottoposti alla validazione dei responsabili, viene chiamata Pubblicazione.

Gli straordinari che appaiono nel prospetto Autorizzazioni Straordinari sulla pagina Straordinari – Amministrazione Web, sono normalmente straordinari pubblicati in attesa di convalida. Da questa pagina è possibile modificare gli straordinari, anche nel caso in cui essi siano già stati validati ma non chiusi. In particolare, l’Iter di Convalida degli straordinari ha termine con l’operazione chiamata Trasferimento, tramite la quale gli straordinari vengono trasferiti manualmente dall’operatore, attivando il flusso dalla piattaforma StartWeb del dipendente al piano lavoro del Time&Work.

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Figura n. 56 - Amministrazione StartWeb: Straordinari.

I tre pulsanti presenti nella parte superiore del pannello Strumenti del menu laterale consentono di attivare tre diverse modalità di visualizzazione degli straordinari:

1. Autorizzazioni di straordinari
2. Straordinari Time&Work
3. Autorizzazioni di lavoro straordinario

Per quanto concerne gli straordinari Time&Work, i dati visualizzati si riferiscono agli straordinari trasferiti da StartWeb, cioè gli straordinari che sono stati pubblicati, hanno compiuto l’intero Iter di Convalida e sono stati infine trasferiti negli archivi di Time&Work. La logica di assegnazione degli straordinari prevede sempre che si parta in origine (richiesta del dipendente) da una certa quantità di straordinario per una determinata Voce base. E’ dunque la voce base che determina la differenza fra "autorizzazioni di straordinari" e "autorizzazioni di lavoro straordinario", in quanto le prime concernono prevalentemente la voce "recupero permesso breve", mentre le seconde, finalizzate alla retribuzione, sono motivate da altre voci base. Se ad esempio la quantità di straordinario autorizzata è stata sommata al valore di una voce già presente, i meccanismi automatici che consentono di calcolare le quantità di straordinario da convalidare o non convalidare, prevedono dei blocchi, che annullano la procedura di convalida. La differenza fra Quantità convalidata e Quantità non convalidata costituisce la Quantità AUTORIZZATA.

Nel caso in cui venga invocato l’annullamento su straordinari pubblicati che hanno già subito delle validazioni, viene richiesta una conferma all’utente prima di proseguire con l’operazione, mentre, per quanto riguarda gli straordinari pubblicati, il Trasferimento agirà sull’intera giornata, trasferendo tutti gli straordinari presenti. Per i Totali straordinari, il Trasferimento opera a livello di intervallo di giorni e non di singola giornata, sul totale degli straordinari nel periodo (che va selezionato dal pannello Strumenti del menu laterale).

Il Trasferimento agisce sugli straordinari che hanno concluso con successo l’iter di convalida. Gli straordinari che hanno concluso con successo l’iter di convalida vengono considerati "definitivi" e possono essere passati a paghe. L’iter di convalida può provocare una modifica della quantità di straordinario originaria. Se questa quantità è inferiore alla quantità originaria, rimane un’eccedenza che viene eventualmente trasformata in un'altra voce o viene persa.

E' possibile invocare il sollecito delle Convalide con il quale si possono richiamare i validatori a procedere alla validazione delle richieste dei dipendenti. Tale sollecito consiste nell’invio di un email a tutti i responsabili o, in alternativa a tutti i responsabili e Delegati, di tutti i dipendenti per i quali esistono straordinari pubblicati o per i quali è stata inserita un’Autorizzazione il cui esito risulta Inviato o In Validazione. Tuttavia, tutti i comandi che consentono di effettuare operazioni sugli straordinari visualizzati, cioè Trasferisci, Annulla Trasferimento, Forza chiusura, Cancella autorizzazioni e Sollecita convalide, possono essere abilitati soltanto selezionando gli straordinari (almeno uno) dalla griglia di visualizzazione. Ma, affinché gli Straordinari, i Totali straordinari, le Autorizzazioni e le Autorizzazioni al Lavoro straordinario vengano visualizzati dalla griglia, è necessario impostare in modo corretto i parametri di selezione del pannello Strumenti, ovvero: il Dipendente (tutti o nessuno), il Periodo, i Filtri (Filtra per esito e Filtra per stato) e, infine, il Tipo autorizzazione. In tal modo, i dati visualizzati saranno coerenti con le opzioni selezionate.

Per quanto concerne i filtri (Filtra per esito, Filtra per stato), essi presentano gli stessi parametri che già abbiamo visto per i Giustificativi e le Omesse Timbrature (vedi capitoli precedenti per un maggior dettaglio sulle voci), ovvero, per il primo (Filtra per esito):

1. da correggere
2. in compilazione
3. in valutazione
4. inviato
5. non accettato
6. validazione annullata
7. validato

per il secondo (Filtra per stato):

1. annullato
2. aperto
3. chiuso
4. chiuso manualmente

E’ inoltre possibile filtrare i dati anche in base al Tipo di autorizzazione:

1. Autorizzazione per lavoro supplementare PT
2. Autorizzazione per recupero permesso breve
3. Autorizzazione per straordinari + recupero permesso breve + PT

Le griglie di visualizzazione degli Straordinari, dei Totali straordinari, delle Autorizzazioni e delle Autorizzazioni al Lavoro straordinario sono abbastanza simili. I dati significativi visualizzati nelle colonne sono:

1. Cognome e Nome del dipendente che ha effettuato lo straordinario
2. Descrizione della Voce Base di straordinario
3. Data di Inizio e Fine periodo al quale si riferisce il Totale pubblicato
4. Quantità originaria dello straordinario e cioè la quantità dello straordinario al momento della sua pubblicazione
5. Quantità dello straordinario che durante l’Iter di Convalida è stata convalidata
6. Quantità dello straordinario che durante l’Iter di Convalida non è stata convalidata
7. Stato del documento rispetto all’operazione di trasferimento
8. Esito di Convalida, cioè lo stato dello straordinario rispetto all’Iter definito per la sua Convalida
9. Note Iter, ovvero le eventuali note che ogni validatore, appartenente all’iter di convalida del Totale straordinari, può introdurre al momento della convalida del documento

Se lo straordinario non è stato ancora validato e trasferito, con un doppio click sull’elemento selezionato è possibile accedere ad una finestra di popup (modale) per la modifica, i cui campi sono gli stessi delle colonne della griglia.

L’utente, se possiede i diritti necessari, ha la facoltà di forzare la chiusura di una selezione di Autorizzazioni per mezzo del comando Forza Chiusura. La chiusura forzata delle richieste di Autorizzazione corrisponde ad una convalida manuale del documento. Il fine della chiusura forzata è rendere il documento utilizzabile a livello di elaborazione per la produzione degli straordinari. Lo stato a cui approda il documento dopo una forzatura è "Chiuso Manualmente" e l’esito è "Validato". La forzatura ha effetto solo sui documenti con esito Inviato o In Validazione e se viene applicata a documenti con esito diverso da quello richiesto, a fine operazione, viene data segnalazione che la forzatura non ha avuto effetto su tutti i documenti selezionati. Se la forzatura va a buon fine, viene inserita la validazione per ogni passo dell’iter di convalida che non risulta ancora validato associando, come utente quello indicato nelle Impostazioni StartWeb. La chiusura forzata può essere documentata con una Nota che viene richiesta, senza obbligo di compilazione, quando si invoca la forzatura. Inoltre, l’utente, se possiede i diritti necessari, ha la facoltà di cancellare una selezione di Autorizzazioni per mezzo del comando Cancella Autorizzazioni.

Esistono diverse stampe di riepilogo per gli straordinari (v. Reportistica).

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LA REPORTISTICA

Il menu 'piano di lavoro'

In StartWeb sono rese disponibili diverse stampe di dettaglio e di Riepilogo. Se nel menu laterale di una qualsiasi sezione dell’applicativo (Cartellino, Piano di Lavoro, Amministrazione StartWeb, ecc.) appare una voce Report, allora significa che quella sezione contiene riepiloghi e prospetti stampabili, ovvero consente la generazione di stampe cartacee coerenti con il periodo selezionato, i dipendenti selezionati e i parametri applicati. La voce Report si trova nel menu laterale dell’applicazione, immediatamente sotto la voce Amministrazione StartWeb.

Il numero dei report è variabile. Ad esempio, la sottosezione Vista di Dettaglio del Cartellino contiene ben cinque report stampabili: Timbrature originali, Timbrature variate, Totale voci base, Totale voci base selezionate, Riepilogo piano di lavoro con voci base e voci generiche. La sottosezione Prospetti Presenze contiene invece un solo report: Prospetto presenze. Allo stesso modo, la sottosezione Giustificativi di Amministrazione StartWeb contiene quattro voci: Riepilogo giustificativi, Riepilogo giustificativi per responsabile, Riepilogo giustificativi con note, Riepilogo trasferte. Il sottomenu Straordinari di Amministrazione StartWeb contiene invece soltanto due report: Riepilogo autorizzazioni di straordinari, Riepilogo autorizzazioni di straordinari successive all’evento (vedi figure nn. 57, 58 e 59 in basso)

Figura n. 57 - Reports della sottosezione 'Vista di Dettaglio' del Cartellino.

Figura n. 58 - Reports della sottosezione 'Giustificativi' di Amministrazione StartWeb.

Figura n. 59 - Reports della sottosezione 'Straordinari' di Amministrazione StartWeb.

Reports

Di seguito il dettaglio di alcuni report maggiormente utilizzati.

Timbrature Originali: riporta le timbrature Originali effettuate dai dipendenti selezionati riservando almeno una pagina per dipendente, con in testa riportati Nome e Cognome, Matricola, Badge e Organico di appartenenza, è indicato un giorno per ogni riga con le relative timbrature Originali.

Timbrature Variate: segue la medesima impostazione della stampa delle timbrature Originali, con la differenza che vengono riportate le timbrature Variate, cioè le timbrature inserite o modificate dall’utente nel Piano di Lavoro o arrotondate dalla procedura di Elaborazione delle timbrature.

Timbrature Originali Causalizzate: segue la medesima impostazione della stampa delle timbrature Originali, con la differenza che vengono riportate le timbrature Originali con anche l'eventuale Causale associata. Per ogni timbratura Causalizzata vengono specificati l’ora, il verso e, quando significativo, in base al Tipo della Causale:

1. il codice della Voce Base (tipo ASSENZA, ECCEDENZA)
2. il codice dell’Orario di Lavoro o di Reperibilità (tipo ORARIO, REPERIBILITA’, REPERIBILITA’ MULTIPLA, REPERIBILITA’/COMMENTO)
3. il codice dell’Orario di Reperibilità e il codice della Voce Base (tipo REPERIBILITA’/ECCEDENZA)
4. la descrizione (prima parte) del Turno (tipo TURNO) tenendo conto di un eventuale Turno particolare assegnato dalla Causale al Dipendente e diverso da quello previsto dalla Causale standard
5. nessun'altra informazione (tipo TIMBRATURA AUTOMATICA, IGNORA, COMMENTO)

Dipendenti con timbrature Originali: segue la medesima impostazione della stampa delle timbrature Originali, con la differenza che le informazioni sono organizzate in modo diverso: i dati sono raggruppati per giornata; ad ogni giornata è riservata almeno una pagina, nella quale, su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un dipendente (in ordine alfabetico): Cognome, Nome, Matricola, Badge e timbrature Originali effettuate in quel giorno.

Dipendenti con timbrature Causalizzate: riporta gli stessi dati della stampa delle timbrature Originali Causalizzate. I dati sono però organizzati per giornata; ad ogni giornata è riservata almeno una pagina, nella quale, su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un dipendente: Cognome, Nome, Matricola e le timbrature effettuate in quel giorno che hanno associata una Causale, per ogni timbratura si riporta la descrizione della Causale con le medesime caratteristiche della stampa timbrature Originali Causalizzate.

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Figura n. 60 - Reportistica: riepiloghi del Piano di Lavoro.

Dipendenti con timbrature Causalizzate selezionate: riporta un riepilogo delle sole timbrature Originali Causalizzate compiute nel periodo, in cui la causale è esattamente quella selezionata come parametro di stampa. I dati sono raggruppati per giornata ed ordinati per dipendente; su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un dipendente: Cognome, Nome, Matricola, seguite da verso e ora, della timbratura.

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Figura n. 61 - Reportistica: Report dipendenti con voci base selezionate.

Dipendenti con timbrature Variate: riporta le stesse informazioni della stampa delle timbrature Variate, ma organizzate in modo diverso: i dati sono raggruppati per giornata; ad ogni giornata è riservata almeno una pagina, nella quale, su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un dipendente (in ordine alfabetico): Cognome, Nome, Matricola, Badge e le timbrature Variate effettuate in quel giorno.

Dipendenti con timbrature fuori sede: riporta, per ogni dipendente della selezione, le timbrature Originali effettuate "fuori sede", dove in questo caso per sede si intende l'insieme dei Terminali attribuiti al dipendente attraverso i "Gruppi terminali" dell'Anagrafico. I dati sono raggruppati per giornata e successivamente per dipendente e ordinati in base all'Anagrafica; una timbratura occupa una riga e contiene l'eventuale Causale di timbratura. Per determinare i Terminali che costituiscono la "sede" di un dipendente, si valuta la composizione di un eventuale Gruppo di Terminali assegnato al dipendente, valido alla data di inizio del periodo scelto per la stampa (tenendo conto anche delle indicazioni di validità per i Terminali che formano il Gruppo). Se da questa analisi non risulta esserci assegnato nessun Terminale, ad esempio perché al dipendente non è attribuito nessun Gruppo di Terminali, oppure perché il Gruppo di Terminali non è valido alla data di inizio stampa, le timbrature sono considerate tutte come effettuate in sede e non vengono riportate nella stampa.

Totali Voci Base: fornisce per tutti i dipendenti selezionati i Valori Voce Base del Tipo selezionato. Per ogni dipendente è specificato il Valore Totale per ogni singola Voce Base, calcolato sul periodo di tempo prescelto. Le Voci Base sono disposte sulle colonne ed ordinate per Descrizione. Oltre ai valori per singolo dipendente vengono evidenziati anche i totali complessivi delle diverse Voci Base movimentate nel periodo. Attivando la selezione "Visualizza i valori in Ore e Centesimi" i valori sono riportati secondo tale formato, altrimenti, si adotta il formato di default in Ore e Minuti. Attivando la selezione "Ordina per Reparto", si ottiene una suddivisione dei dati per Reparto (Unità di Pianta di appartenenza dei dipendenti).

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Figura n. 62 - Reportistica: Report totale voci base.

Totali Voci Base Selezionate: come la stampa precedente mostra per tutti i dipendenti selezionati i Valori Voce Base del Tipo selezionato, relativo ad una delle Voci Base prescelte con selezione multipla. Per ogni dipendente è specificato il Valore Totale di ogni singola Voce Base valorizzata (se la Voce non è valorizzata non viene mostrata), calcolato sul periodo di tempo indicato.

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Figura n. 63 - Reportistica: Report totali voci base selezionate.

Le Voci Base sono disposte sulle colonne ed ordinate per Descrizione. Attivando la selezione "Visualizza i valori in Ore e Centesimi" i valori sono riportati secondo tale formato, altrimenti, si adotta il formato di default in Ore e Minuti. Attivando la selezione "Ordina per Reparto", si ottiene una suddivisione dei dati per Reparto (Unità di Pianta di appartenenza dei dipendenti), con evidenziati i valori contabilizzati per i singoli dipendenti e i totali per ciascuna Unità di Pianta in cui sono state prodotte Voci Base tra quelle selezionate, oltre ad un totale generale delle Voci Base (prescelte) prodotte in tutto il periodo selezionato.

Riepiloghi Percentuali sui Valori Voci Base: riporta in formato tabellare, raggruppate per Tipo Voci Base (Assenza, Ordinarie, straordinarie e Indennità), le percentuali di ore lavorate. In particolare, per ciascuna delle Voci movimentate nel periodo, vengono stampati il valore totale, la percentuale sul totale delle Voci dello stesso tipo, la percentuale sul Monte Ore Teorico (ore previste dagli Orari di Lavoro), la percentuale sul Monte Ore Reale (ore di lavoro effettivamente svolte). La stampa si può ordinare per Reparto di appartenenza dei dipendenti (Unità di Pianta) ed in tal caso riporta anche i totali relativi al singolo Reparto. Per questa stampa il tipo di Voce Base selezionabile non può essere RELATIVO AL DIPENDENTE.

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Figura n. 64 - Reportistica: il cartellino di un dipendente può essere stampato in vari modi, coerentemente con le selezioni effettuate.

Riepilogo Piano di Lavoro con Valori Voci Base: riporta almeno una pagina per dipendente selezionato con in testa indicati Nome e Cognome, Matricola, Badge, Codice Fiscale e Organico di appartenenza. Viene riportato su singola riga il dettaglio giornaliero dei dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, timbrature Originali, dettaglio giornaliero e a fondo pagina Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia (ore di straordinario, ordinarie e di assenza).

Libro presenze con Totali: presenta per i dipendenti e il periodo selezionati l’elenco delle diverse tipologie di presenza e assenza effettuate nel mese con le relative quantità. La stampa riporta i dipendenti, ordinabili anche per Reparto, sulle righe e i giorni del mese prescelto sulle colonne. Per i dipendenti vengono indicati Cognome, Nome, Matricola, Codice Badge, Reparto e Qualifica mentre nella matrice per le Voci Base (solo quelle valorizzate) si evidenzia il Valore della Voce Base per ogni singolo giorno del periodo prescelto e il totale della stessa per l’intero periodo. Il periodo prescelto potrà essere un intero mese o parte di uno stesso mese.

Riepilogo straordinari e Assenze: riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione in termini di ore di Assenza e ore di straordinario: per ogni giornata appartenente al periodo selezionato vengono riportati i valori delle Voci di straordinario (al massimo quattro), il valore della Voce per Recupero e il valore della Voce di Assenza ingiustificata. Inoltre la stampa evidenzia i totali degli straordinari, delle ore di recupero e delle ore di assenza ingiustificata. I parametri di generazione stampa sono: Seleziona dipendente, Data inizio, Data fine, Voci base di Recupero, Ordina per reparto, Tipo voce base, Voci di straordinario, Voce di Assenza, tutti valorizzati con i dati prestabiliti in Time&Work.

Riepilogo Saldi e Assenze: riporta il dettaglio, giorno per giorno, delle seguenti informazioni:

1. Stato (Stato di elaborazione della giornata)
2. Orario (Orario di Lavoro assegnato alla giornata);
3. timbrature (sequenza delle timbrature Originali del giorno)
4. Ore Teoriche (ore previste dall’Orario per quel giorno, ossia le Ore Medie)
5. Ore Svolte: a differenza della visualizzazione del cartellino in Time@Web, questo valore tiene conto anche dei Valori per le Voci che non contribuiscono al monte ore (Concorre al Monte Ore Giornaliero=N)
6. Saldo (differenza tra Ore Teoriche e Ore Svolte)
7. Permessi/Assenze: Descrizione e quantità di ore per quanto riguarda le Voci Base che appartengono al Gruppo Voci Base selezionato per la stampa

I parametri di generazione stampa sono: Seleziona dipendente, Data inizio, Data fine, Voci base di riporto, Ordina per reparto, Tipo voce base, Gruppo di voci base di Permesso/Assenza valorizzati con i dati prestabiliti in Time&Work.

Riepilogo Piano di Lavoro con Valori Voci Base e Voci Generiche: riporta i medesimi dati della stampa Riepilogo Piano di Lavoro con Valori Voci Base con la differenza che a fondo pagina riporta anche i Totali di periodo delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto al lancio della stampa.

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Figura n. 65 - Reportistica: Report riepilogo piano di lavoro con voci base e voci generiche.

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